In der Miniserie „Werde produktiver“ lernst du eine Methode kennen, mit der du ein gewisses Chaos im Kopf entwirren kannst und mehr Energie für konstruktive Aufgaben gewinnst. Teil 3 beschäftigt sich mit der Abarbeitung der gelisteten Aufgaben. Eine hilfreiche Methode dazu: “Getting things done (GTD)” (Teil 3/3).
Herzlichen Glückwunsch! Mit Teil 1 – Alles raus aus dem Kopf und Teil 2 – Ballast erkennen und abwerfen hast du jetzt schon einiges aktiv dafür getan, um produktiver zu werden und dich von Altlasten zu befreien. Im Optimalfall besteht deine mentale OPOS-Liste nur noch aus Aufgaben und Projekten der Kategorie 1, d.h. aus tatsächlichen und aktuellen Projekten, Aufgaben bzw. Problemen.
Schritt 3 – Aufgaben strukturieren und priorisieren
Jetzt kümmerst du dich um die tatsächlich relevanten Projekte. Du wirst feststellen, dass dies im Vergleich zu vorher ein „Kinderspiel“ ist. Strukturiere die Punkte nach Projekten und Unterprojekten, ermittle den Zeitbedarf für jeden einzelnen Punkt, priorisiere sie nach Wichtigkeit und Dringlichkeit und bringe sie terminlich in eine zeitliche Abfolge.
Und – oh Wunder – spätestens jetzt schrumpfen die einstigen Monster im Kopf und mutieren zu handzahmen Kuscheltieren, denn wahrscheinlich kommst du zu dem Schluss: Es gibt mehr Zeit als ich brauche… alle Aufgaben sind relativ leicht zu schaffen.
Führe diesen „mentalen Reinigungsprozess“ regelmäßig durch, damit dein Kopf „leer“ bleibt und du deine Potenziale voll für die produktive Arbeit nutzen kannst. Und noch ein Tipp: Achte zukünftig darauf, dass du Projekte, Aufgaben, Lebensabschnitte etc. bewusst abschließt, damit sie nicht Scheibchen für Scheibchen deine Lebensenergie auffressen.
Jetzt möchte ich dich noch auf eine Methode hinweisen, die eine Menge dieser Zusammenhänge berücksichtigt und relativ einfach zu erlernen ist. Außerdem gibt es dazu viele Anregungen im Internet: Getting Things Done (GTD) ist eine vom Amerikaner David Allen entwickelte Selbstmanagement-Methode. Nicht zuletzt aufgrund seiner einfachen und natürlichen Logik lässt sich GTD schnell lernen und umsetzen. Viele arbeiten bereits intuitiv danach. Doch GTD rundet die Vorgehensweise ab und macht daraus ein schlüssiges System, das du an deine tatsächlichen Bedürfnisse anpassen kanst. Hier ein kurzer Überblick zum Verfahren.
Schritt 1 – Erfassen:
Hier wird wie bei der mentalen OPOS-Liste alles Erdenkliche erfasst. Alle unerledigten Aufgaben, offenen Punkte, Projekte, zu führende Gespräche etc. aus allen Lebensbereichen werden wahllos mit dem Mittel der Wahl (DIN A4 Blatt, Flip-Chart oder DOC-File) dokumentiert.
Schritt 2 – Durcharbeiten/Entscheiden:
Jetzt schaut man sich Punkt für Punkt durch, erfasst, worum es sich dabei handelt und entscheidet, was damit geschehen soll. Für jeden Punkt wird geklärt, ob es jetzt einen Handlungsbedarf gibt oder nicht.
Schritt 3 – Organisieren:
Gibt es einen Handlungsbedarf, folgt die Frage: Kann man es in einem Schritt erledigen? Dann ist es eine Aufgabe. Braucht diese weniger als 2 Minuten, wird sie SOFORT erledigt. Braucht es mehrere Schritte, so legt man ein Projekt an. So entsteht eine Projektliste. Zu jedem Projekt gehört eine Aufgabenliste. – Besteht kein Handlungsbedarf, gibt es drei Möglichkeiten: Wegwerfen, Ablage als Referenzmaterial oder Abwarten und Wiedervorlage (Hilfreiche Grafiken dazu gibt es bei Wikipedia).
Schritt 4 – Wartung und Pflege:
Um das System immer aktuell zu halten, geht man einmal pro Woche die Schritte 1 bis 3 durch und aktualisiert die Projekte und Aufgaben.
Schritt 5 – Erledigung
Und natürlich sollte bei alldem auch das Wichtigste nicht fehlen: die Umsetzung.
Empfehlenswert: In einem kostenlosen Ebook „Getting Things Done – eine Einführung“ (22 Seiten) stellt Trainer und Coach Ralf Grabowski in seinem Blog die Methode auf 22 Seiten anwendungsorientiert dar.